Cómo hacer reuniones de negocio efectivas

¿Deseas poder hacer más efectivas las reuniones de tu equipo de trabajo o tu empresa? ¿Te gustaría además de ser más productivo divertirte en el proceso? Cuando la gente en el trabajo o en una reunión se enfrenta a la confusión, la respuesta natural parece ser colocarse en una posición intolerante, reusar las explicaciones y simplemente no escuchar a los demás. Lo que intenta este método de reuniones visuales es cambiar la apatía por empatía en nuestras reuniones.

Llevar a cabo reuniones visuales puede transformar la productividad de tu equipo de trabajo.

¿Deseas poder hacer más efectivas las reuniones de tu equipo de trabajo o tu empresa? ¿Te gustaría además de ser más productivo divertirte en el proceso?

Cada día tenemos más presión desde el salón de clases hasta el lugar de trabajo, la economía se hace más compleja de predecir, los presupuestos son cada vez más reducidos hasta el punto de que desaparecen los viajes de la planeación, nos enfrentamos a más reuniones virtuales y disminuye la calidad de la comunicación, así que definitivamente se hace necesario tener reuniones de negocio más visuales y efectivas.

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Los arquitectos y diseñadores son pioneros de las reuniones efectivas al introducir en ellas componentes visuales antes que los demás, pero no basta con introducir herramientas o métodos cuando falta la motivación adecuada para su uso.

Cuando la gente en el trabajo o en una reunión se enfrenta a la confusión, la respuesta natural parece ser colocarse en una posición intolerante, reusar las explicaciones y simplemente no escuchar a los demás. Lo que intenta este método de reuniones visuales es cambiar la apatía por empatía en nuestras reuniones.

El lenguaje visual

La visualización es una forma efectiva de combatir la confusión, incluso cuando esta proviene de modelos mentales inadecuados o conflictivos. Esto se hace especialmente importante cuando se trata de reuniones para cooperar, tomar decisiones, organizar o simplemente lograr que las cosas se hagan.

Las reuniones que se plantean sobre lo visual tienen nuevas propiedades que las hacen inusualmente productivas al hacernos conscientes de las metáforas y al invitar a todos a co-crear su contenido.

La habilidad de comunicarnos visualmente es innata en el ser humano desde nuestros primeros años, de hecho, ¿Podrías verte a ti mismo comunicándote sin hacer gestos con el rostro o con las manos? Es tan natural, que los hacemos incluso cuando hablamos por celular.

Para hacer visuales tus reuniones sólo necesitas transportar esa habilidad a la pizarra, siguiendo algunos trucos para usar correctamente los marcadores y aprendiendo a trazar lineas firmes y claras. Sin contar por supuesto lo fácil que es acceder a herramientas visuales en herramientas como las tabletas digitales que hoy tanto auge tienen.

Las notas adhesivas (Post-it) son otro tipo de herramienta interactiva de fácil uso que con frecuencia desaprovechamos, son primas de las aplicaciones de mapas mentales y casi tan efectivas cuando se usan de manera apropiada.

El uso de metáforas visuales (gráficas sencillas) sumerge a la audiencia en un pensamiento visual, y no hay que ser diseñador o ingeniero para hacer buen uso de las metáforas visuales, la mayoría de las veces solo se necesita papel y lápiz, o un tablero y un marcador.

El poder de las Reuniones Visuales

Las reuniones visuales que se construyen sobre la base de la colaboración tienen varios fenómenos mágicos que otras reuniones no tienen:

1. Participación: A la gente le encanta ser escuchada y reconocida cuando lo que dicen se hace parte de la metáfora visual de forma gráfica.

2. Ver la historia completa: El pensamiento compartido del grupo se vuelve más efectivo e inteligente cuando se ve la historia completa, lo que permite más fácilmente realizar comparaciones y encontrar patrones.

3. Memoria grupal: Al crear un rato memorable en grupo, se incrementa la recordación de lo sucedido entre todos los miembros del grupo, algo clave para lograr un incremento en la productividad.

Al concluir cada fase de nuestra reunión visual podemos usar las cámaras digitales incluidas en nuestros Smartphones para capturar y compartir los diagramas y todo el material visual de forma electrónica. Si lo complementamos con el uso de Dropbox y un iPad entonces el contenido se vuelve mucho más ágil e interactivo.

 ¿Por qué necesitamos reuniones más efectivas?

Podríamos listar múltiples razones del por qué todos necesitamos reuniones más efectivas, pero veamos algunas:

  • Todos tenemos que ser más productivos
  • Todos tenemos que completar el trabajo en menos tiempo
  • Muchos grupos de trabajo no pueden tener reuniones presenciales frecuentes
  • Tenemos exceso de información y con frecuencia es difícil que todos la entiendan en el tiempo disponible
  • Nos enfrentamos a cada vez más presión por entregar resultados
  • La mayoría de problemas actuales requieren de múltiples niveles para su solución
  • Los cambios externos requieren que cambiemos de modelo mental para seguir vigentes

¿Qué resuelve la metáfora visual?

Hay varios inconvenientes comunes a las reuniones para los que la metáfora visual facilita su resolución:

  • Al agregar una opinión al tablero inmediatamente se reconoce que alguien fue escuchado y tenido en cuenta. Lo que la comunicación verbal no logra con facilidad.
  • El trabajo visual combina el poder visual del lado derecho del cerebro con el verbal del lado izquierdo, e incluye además interacción y movimiento, lo que logra que todos los individuos estén mas comprometidos con el desarrollo de la reunión.
  • El tablero puede llegar a contener información contradictoria para hacer más fácil el filtrado de opciones.
  • La metáfora visual invita a las personas a expresar cómo se sientes frente a una idea.
  • La metáfora visual invita a los individuos a conectarse con sueños, intenciones y visiones lo cual facilita que compartan información más creativa.
  • La traducción de la palabra a la gráfica hace a todos conscientes de lo que se está diciendo.

¿Cómo comenzar?

Para tu próxima reunión sólo necesitas un tablero y marcadores, o en su defecto (quizás más efectivo aun) un par de pliegos de papel pegados con cinta a la pared donde todos puedan rayar y participar.

Espero que este artículo te ayude a intentar hacer reuniones más visuales, y puedas probar por ti mismo como el nivel de consciencia de los participantes se eleva casi desde el primer momento.

 

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Emprendedor, Polymath, Coach y Consultor de negocios, con experiencia en negocios por todo el mundo. Alfred tiene la misión personal de desarrollar una cultura de liderazgo y emprendimiento, ayudando a otros a alcanzar su máximo potencial.

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