10 Tips para digirir tu empresa desde la nube

¿Qué tan cierto es que debamos estar en un lugar específico para encargarnos de nuestro negocio? Revisemos las alternativas que nos ofrece la tecnología para dirigir nuestro negocio desde cualquier lugar del mundo.

Vivir en una gran ciudad del mundo actual puede ser todo un reto, desde el tiempo que nos toma transportarnos hasta el costo de buscar un lugar donde estacionar el automóvil, todo suma para hacernos pensar más de una vez en retirarnos a un lugar distante y mas tranquilo; pero pronto la idea se desecha cuando pensamos que debemos quedarnos donde está nuestro lugar de trabajo, mas aun si somos los dueños del negocio.

Pero, ¿qué tan cierto es que debamos estar en un lugar específico para encargarnos de nuestras obligaciones? Revisemos las alternativas que nos ofrece la tecnología para dirigir nuestro negocio desde cualquier lugar del mundo. De hecho, es posible que aun siendo un empresario o un profesional independiente puedas funcionar mejor que una compañía de 100 personas, simplemente aprovechando adecuadamente las posibilidades que nos ofrecen hoy los servicios en la nube (antes simplemente conocidos como Internet).

NOTA: Debo aclarar que ninguna de mis recomendaciones aquí se deben tomar como verdades absolutas, las verdades absolutas no existen, vivimos en un mundo que cambia a una velocidad sorprendente y lo que hoy es bueno mañana podría ser reemplazado por algo mejor.

1. Creación de la Empresa

Crear una empresa podría parecer una tarea complejas, que incluye muchos abogados, mucho papeleo y que implica altos costos, pero al contrario de eso hoy es posible realizar esta labor de manera sencilla y al menor costo posible, con documentos fáciles de redactar gracias a las nuevas leyes que han facilitado la creación de empresas en muchos países del mundo, como por ejemplo la creación de sociedades SAS (Sociedad por Acciones Simplificadas) en Colombia.

Las Cámaras de Comercio suelen ofrecer servicios gratuitos de asesoría legal en la redacción y revisión de documentos, y algunas de ellas permiten realizar los trámites en línea. A continuación algunos sitios web de apoyo para llevar a cabo las tareas de creación de una empresa en Colombia:

paso_paso_crear_empresa_ccb

Si vivimos en otro país, por ejemplo en los Estados Unidos, entonces es más fácil contratar los servicios de una empresa especializada en la creación de empresas. Allí vamos a necesitar al menos los siguientes tres pasos:

  • Definir el nombre y dirección de la nueva empresa
  • Contratar a una empresa que haga el papeleo por nosotros, puede ser una empresa en línea como www.incorporate.com
  • La empresa de incorporación nos enviará el EIN (Número de Indentificador de Empleador) y otra información legal.

Para otros países o ciudades, la mejor recomendación es consultar los servicios en línea de la cámara de comercio de la ciudad en la que nos encontremos.

Hay que tener en cuenta que para el posterior paso de presentar el pago de impuestos, una vez que la empresa ya esté en funcionamiento, ya puede hacerse casi en su totalidad de forma virtual con firmas y certificados digitales obtenidos con las entidades estatales del país.

2. Registro del Nombre de Dominio

Toda nueva empresa necesita presencia en Internet, y aunque en la práctica mi recomendación es comenzar con este paso antes del #1, lo he colocado aquí como #2 simplemente por un asunto de tradición mental. Si el dominio que buscas no está disponible tal vez te resulte mejor idea cambiar el nombre de tu futura empresa, así que no dudes en llevar a cabo este paso antes que el que he marcado como #1.

La selección del nombre de la empresa puede depender hoy en gran medida de la disponibilidad del nombre de dominio de la futura página en Internet, por ejemplo si pensamos en crear la empresa ACME SAS, sería una buena idea contar con un dominio como acme.com pero en la práctica te aseguro que resultará una tarea casi imposible.

Para saber si el nombre de dominio que deseas usar está disponible puedes usar un proveedor de Registro de Dominios, por ejemplo:

iwantmyname.com

Por costumbre de seguro vamos a querer encontrar un nombre bajo el dominio .COM pero debo advertir que esa tarea resultará casi imposible. Además de que la gran mayoría de empresas alrededor del mundo ya han escogido uno o mas nombres bajo el dominio .COM, con el paso de los años muchos inoficiosos se han dedicado a registrar nombres que no usan con la esperanza de venderlos después por mayor valor y hacer algo de dinero.

Afortunadamente hoy en día se han popularizado dominios alternos como por ejemplo:

.CO .BIZ .ME .CA .BE .CC .IN .LA y otros

Y hoy en día algunos servicios famosos construyen su presencia en la red mezclando el nombre de la empresa con el nombre de dominio, por ejemplo: bit.ly

3. Creación de un Sitio Web

No basta con tener un nombre de dominio para hacer negocios, hay que hacer la labor de crear un sitio en la web que ofrezca alguna identidad corporativa.

Dependiendo del tipo de negocio, el sitio web podría ser solo informativo o llegar a ser una experiencia completamente interactiva. Si es caso es que sea un sitio informativo, tal vez convenga iniciar con un sitio web del tipo Blog; no porque lo que recomiende es tener un blog de opinión, sino porque las plataformas de Blog como WordPress hoy permiten la implementación completa de un sitio web corporativo de manera sencilla, sin necesidad de ser un programador o un diseñador web.

Para comenzar se puede obtener una cuenta gratuita en www.wordpress.com allí eliges un diseño acorde con tu negocio y creas una estructura básica de sitio web para iniciar, tal vez con páginas como:

  • Inicio
  • Productos y Servicios
  • Quienes Somos
  • Contáctenos

Un buen sitio en Internet debe ser llamativo, y para ello se necesitan buenas fotos e imágenes, que se pueden comprar por un buen precio en www.istockphoto.com

Una vez completado el diseño y contenido de tu sitio web, es necesario direccionarlo con el nombre de dominio que has adquirido en el paso #2, para esto basta con comprar un servicio Premium en WordPress.com desde US$13.oo al año.

wordpress-premium

Si lo que necesitas es una experiencia interactiva en la web, de todos modos los puntos anteriores pueden ser válidos, pero deben ser complementados con los servicios de un programador y un diseñador profesional, para luego seguir administrando el contenido de la web por facilidad por alguien conocedor del negocio, pero que ya no tendrá que ser profesional de la web.

NOTA: Otras interesantes opciones a considerar son: Google Sites, Webs.com, Pagemodo.

4. La Cuenta del Banco

Las diligencias del banco de seguro nos hacen pensar en los años de vida perdidos en filas aburridas, y a muchos les lleva a pensar que tendremos que quedarnos en una determinada ciudad una vez abramos la cuenta para manejar el dinero, pero en realidad la mayoría de los bancos ofrecen servicios en línea que están disponibles desde cualquier lugar del mundo. Si estás pensando en mantener tu libertad de movimiento de seguro querrás asegurarte de elegir un banco que te permita hacer «todas» tus operaciones a través de la Internet de forma segura.

La seguridad es esencial cuando se trata de servicios en línea, y una buena idea es revisar las opciones de seguridad que ofrece el banco en su sucursal virtual, por ejemplo el uso de Tokens de clave puede ser de ayuda.

Aunque planees realizar tus transacciones en línea, es buena idea elegir una oficina de banco de fácil acceso y es buena idea conocer a algunas personas en ella, en especial al gerente de la oficina.

Entre los bancos que ofrecen todos los servicios en línea en Colombia encontramos:

Bancolombia
Davivienda

bancolombia

NOTA: No tengo asociación o relación con los proveedores que menciono aquí, simplemente he elegido algunas de las opciones que ofrece el mercado, y aclaro que los servicios aquí mencionados sólo se incluyen como una referencia y en ningún momento asumo responsabilidad alguna por su mención o por los hipervínculos aquí incluidos.

Si estás en los Estados Unidos, entonces algunos de los bancos que ofrecen esos servicios son:

Bank of America
Wells Fargo
Everbank

5. Email y Documentos Compartidos

Instalar, configurar y mantener el correo electrónico de una empresa puede ser una tarea compleja y dispendiosa cuando se hace en servidores propios, pero hoy en día con los servicios de correo basados en web es realmente una tarea sencilla.

Una de las alternativas más sencillas de usar hoy en día es el servicio denominado Google Apps, con un costo anual de US$50.oo por usuario. Pero una vez contratado el servicio prácticamente no hay que volver a ocuparse de el hasta que termine el año y debamos renovar el pago.

Además de incluir los servicios de Email, Google Apps incluye Calendarios, Almacenamiento de Archivos, Documentos, y mucho más, de modo que los US$50.oo por usuario están bastante justificados.

Pasos a seguir para implementar Google Apps en la nueva empresa:

  • Abrir una nueva cuenta en el servicio de Google Apps
    http://www.google.com/intx/es/enterprise/apps/business/
  • Configurar los registros MX en los servicios de DNS del proveedor de dominio (por ejemplo GoDaddy)
  • Crear las cuentas de email para las personas de la nueva empresa usando los servicios de Google Apps

googleapps

En Google Apps contamos con el servicio Drive, que funciona como un disco duro virtual donde podemos guardar todo tipo de archivos y consultarlos luego desde cualquier lugar donde tengamos acceso a Internet. El servicio Drive ofrece 50Gb para comenzar que luego pueden ser ampliados por un pago extra.

Así mismo Google Apps incluye Docs, un servicio que reemplaza casi en su totalidad el tradicional Office con la ventaja adicional de que los documentos pueden ser compartidos por varias personas a la vez para facilitar el trabajo colaborativo.

Recientemente también es posible usar los servicios de Microsoft Outlook (antes conocido como Hotmail) como plataforma de correo empresarial, y tiene como ventaja ante Google Apps que aun se puede obtener sin costo por usuario.

Para mas información sobre Microsoft Outlook para la empresa, visite: http://domains.live.com

Finalmente también está Microsoft Office 365, que además de los servicios de email incluye almacenamiento y documentos compatibles con Office, pero hay que tener en cuenta que tiene un costo de US$48.oo por usuario al año, aunque bien se justifica el uso de Office cuando se requieren funciones especiales como las Macros de Excel.

6. Administración de Clientes

Consolidar la información de clientes para que esté disponible a vendedores, contadores, administradores y demás personal, y que además esté disponible en línea cuando estamos fuera de la ciudad parece algo complejo, pero una vez más los servicios en la nube lo han hecho fácil.

Hoy en día es posible contratar un servicio de CRM en línea económico que nos permita manejar contactos, prospectos, clientes y demás. Por ejemplo:

CapsuleCRM
Ofrece manejar hasta 50.000 contactos por un valor mensual de US$12.oo por usuario en la empresa, y si sacamos cuentas nuestra nueva empresa probablemente no necesite muchas cuentas para comenzar. Cuenta con una versión gratuita para 2 usuarios.

SalesForce
Es una herramienta mucho mas completa, que se integra con el email de la empresa y que ofrece mucho más de lo que nos podemos imaginar para facilitar la administración del día a día de los negocios y la venta. Sus precios comienzan desde US$5.oo al mes por usuario.

7. Backup de la Información

Toda empresa debe prestar especial atención al cuidado de la información, pero si además somos de los que vamos a donde nos lleva el viento, disfrutamos de trabajar desde casa, o somos incansables viajeros de negocio, entonces debemos prestar más atención aun a no perder nuestros archivos.

Una solución de almacenamiento seguro de archivos en la nube es lo ideal, y hoy en día es muy sencillo contratar una suscripción o incluso obtener un servicio gratuito de almacenamiento.

Algunos proveedores como Dropbox simplemente funcionan como un disco duro virtual en la Internet, otros ofrecen además servicios para recuperación automática de datos en caso de perdida. El nivel de detalle del servicio dependerá de las necesidades de cada uno.

mozy

Los servicios de backup de Mozy comienzan desde US$10.oo al mes, Dropbox cuenta con servicios gratis desde 2Gb de almacenamiento o un servicio Pro por US$9.99 al mes, Box ofrece servicios personales de 5Gb en adelante o servicios empresariales mas avanzados desde US$15.oo al mes.

8. Reuniones en línea

Uno de los principales motivos para quedarnos en un solo lugar suelen ser las reuniones de negocio, pero al mismo tiempo esa visión nos cierra posibilidades, pues ¿cómo manejaremos las oportunidades de negocios que se dan en otras ciudades o países diferentes a donde vivimos?

Bueno, una interesante solución es la de llevar a cabo reuniones por Internet en las que pueden participar todos los interesados, y además de participar en una conversación de voz se pueden compartir documentos o incluso, aunque poco deseado en la realidad, compartir la imagen de cada uno por la webcam.

Aunque es un servicio de pago, definitivamente es más económico que tomar un avión o tren para nuestra próxima reunión, y nos permite llevar a cabo reuniones desde nuestra casa, el Starbucks o Juan Valdez mas cercano.

Algunos de los proveedores a tomar en cuenta aquí son:

9. Servicios propios en la Nube

El ejecutar servicios de software propios en servidores y oficinas propias parece hoy algo del pasado; el costo de capital asociado a hardware e inmuebles es demasiado alto para la mayoría de las nuevas Startups.

Es donde los verdaderos servicios en la nube llegan para salvar el día, permitiendo a los emprendedores contar con plataformas poderosas bajo infraestructuras mucho mas seguras que un PC o servidor en la oficina, y que se pagan como un servicio mensual, al estilo de la factura de la energía eléctrica.

La complejidad requerida por una solución en la nube puede ir desde un simple servidor virtualizado, hasta una compleja red de equipos en alta disponibilidad con balanceo de carga, temas que de seguro podrá explicar mejor su asesor técnico si es que su negocio llega a necesitar algo de computación en la nube.

Entre los proveedores que pueden llegar para salvar el día están:

10. Comunicaciones

Finalmente, pero no porque sea menos importante sino por todo lo contrario, las comunicaciones: Teléfonos, Líneas telefónicas, Atención al Cliente, etc.

Instalar y mantener un sistema de comunicaciones telefónicas puede llegar a ser costoso y oneroso, y además suele requerir personal especializado. Y para completar, los sistemas tradicionales de teléfonos en el escritorio no son compatibles con la idea de movilidad y libertad de las que hemos estado hablando desde el inicio de esta entrada, en su lugar necesitamos comunicaciones flexibles, que no nos amaren a ningún lugar, que puedan viajar con nosotros a donde queramos, ya sea desde el móvil o el computador portátil.

Pero, ¿cómo deshacernos de las líneas telefónicas, las extensiones, las contestadoras y todos los cables que suelen ir asociados a un sistema de teléfonos?

El futuro ya está aquí, y se llama Comunicaciones Unificadas. Es un concepto que lleva las comunicaciones del teléfono a nuestro PC, y no nos obliga a comprar equipos de marcas específicas como antes. Tampoco es necesario hipotecar la casa para comprar los sistemas que venden las empresas tradicionales como Alcatel, Avaya o Siemens por nombrar algunos.

Hoy la telefonía tradicional ha sido reemplazada por Telefonía IP disponible como software, que puede implementarse en diversos escenarios; desde la opción de instalación en un PC o servidor dentro de la oficina, hasta su implementación en la nube de forma totalmente virtualizada. Hasta las líneas telefónicas tradicionales desaparecen para dar paso a líneas virtuales que llegan por Internet, ofreciendo todos los servicios de comunicaciones a los que ya estamos acostumbrados y muchos otros más.

Por ejemplo, una solución de comunicaciones unificadas nos puede permitir llevar la extensión en nuestro PC a donde quiera que vayamos, y en el mismo equipo contar con correo de voz, fax, mensajería de texto, un directorio interactivo de las extensiones de nuestros compañeros de trabajo y mucho más.

Pero, ¿y qué pasa si la atención al cliente es esencial en nuestro nuevo negocio y necesitamos algo como un Call Center? ¿No implica eso una gran oficina con puestos de trabajo para todos los teleoperadores?

En realidad eso es algo del pasado, con la nueva Telefonía IP los teleoperadores pueden estar en cualquier lugar del mundo, lo que nos permite no solo ahorrar los costos de oficinas, sino el contratar personal capacitado donde este se encuentre y no sólo en el lugar donde vivimos.

Para escoger soluciones de este tipo, podemos ir desde las soluciones gratuitas como Asterisk, hasta aquellas con precios irreales para la economía actual como Avaya. Asterisk ofrece solo las bases y tendremos que contratar un experto para su implementación, mientras que Avaya ofrece todo listo para usar. Pero la buena noticia es que existen muchas soluciones tan poderosas como Avaya con las ventajas de libertad y precio de Asterisk pero listas para usar.

Para conocer opciones probadas en el mercado que nos den la libertad total de movimiento y ahorro de costos que buscamos en la empresa moderna, podemos considerar opciones como:

Ideas de conclusión

Si estas iniciando una nueva empresa, tomar la decisión de basarla en servicios en la nube o SaaS puede hacer que muchas decisiones complejas se vuelvan mucho más simples. Al mismo tiempo también es válido pensar si este es el camino correcto a seguir, y por ello me tomo el trabajo de comentar aquí que aunque pueda sonar como algo muy nuevo para el lector, en realidad es una tendencia que lleva años en el mundo y que desde las mas grandes hasta las mas pequeñas empresas alrededor del mundo han probado como un modelo válido.

¿Es la solución perfecta? Definitivamente la respuesta a esa pregunta solo la puede encontrar cada uno y dependerá mucho del tipo de negocio que se desea iniciar. Algunas empresas podrán usar este modelo para toda su operación, otras para sólo una parte de su operación. Como ya mencioné antes, no creo que existan las verdades absolutas.

¿Es válido para empresas que ya existen? Por supuesto es válido en la medida que la empresa encuentre valor en migrar a este modelo, ya sea por obtener flexibilidad y movimiento, o simplemente como estrategia de ahorro de costos.

¿Dónde encuentro ayuda o apoyo para migrar mi empresa a este modelo? Existen firmas dedicadas a ofrecer consultorías para migrar la empresa a este modelo, y también existen profesionales independientes con experiencia para ello. Si necesitas más información al respecto puedes dejarme un mensaje en esta entrada.

 

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